La digital transformation di cui tanto si parlava qualche anno fa sta diventando, giorno dopo giorno, una solida realtà con cui fare i conti. Nasce così il concetto di azienda digitale, ossia un nuovo tipo di azienda che ha come obiettivo quello di diventare quanto più snella, dinamica e online possibile.
Questo significa che si deve mettere in atto un cambiamento, che parla di come si sta modificando il mondo del lavoro, di nuove esigenze che nascono e prendono piede. Analizzare tutto da vicino e avere degli ottimi consigli aiuta a raggiungere i propri obiettivi in maniera veloce e senza errori.
Gestire un’azienda digitale: come fare
Anche un’azienda fisica può essere digitalizzata. Anzi, a dire il vero oggi questa è una necessità sempre più presente. Digitalizzare significa rimanere al passo con i tempi, cercando di ottimizzare il tragitto verso quelli che sono i propri obiettivi.
Digitalizzare significa anche migliorare la vita all’interno dell’azienda, a ogni livello. Tutti i reparti saranno avvantaggiati da questo percorso, poiché si andranno a creare dei flussi di lavoro standardizzati che permetteranno di svolgere il lavoro in maniera più semplice e veloce ma anche con un margine di errore decisamente inferiore.
La gestione digitale inizia, ad esempio, dalla gestione del workflow documentale. Soprattutto quando si ha una grande attività o una grande azienda si ha a che fare con moltissimi documenti. Quotidianamente vengono emesse fatture, vengono creati documenti interni, documenti per fornitori, buste paga, bolle di accompagnamento, contratti di vario genere e molto altro ancora.
La gestione manuale di questi documenti porta spesso con sé disordine ed errori. Per questo motivo il primo consiglio che possiamo dare è quello di scoprire i vantaggi della gestione elettronica documentale e individuare un software adatto per metterla a punto.
Parlare di GED oggi ha sempre più importanza, poiché come detto le aziende, le amministrazioni pubbliche o le attività private, si ritrovano sempre più immerse in flussi documentali che devono essere controllati e, ove possibile, automatizzati.
Questo significa ridurre gli errori e il carico di responsabilità dei vari reparti. Con un’attenta gestione documentale, effettuata attraverso un tool per la creazione di workflow, è semplice individuare il processo che va dalla creazione alla conservazione del documento ed è altrettanto facile decidere il reparto che si andrà a occupare di ogni specifica tipologia di documento.
Non tutti i documenti sono uguali e non tutti vanno trattati allo stesso modo: se si organizza il lavoro sarà più semplice che mai riuscire a fare tutto per bene.
L’importanza del cloud
Un secondo consiglio, che ben si sposa con il primo, è quello di analizzare l’importanza del cloud. Ha ancora senso lavorare con archivi fisici e cartacei?
La risposta non può essere che una: no. Oggi come oggi, grazie alla presenza di molteplici software che aiutano nella gestione di un’azienda digitale, si ha la necessità di condividere tutto in maniera semplice, pratica e veloce.
Il cloud può essere la soluzione migliore. Del resto, è bene ricordare che viviamo in un’epoca in cui non tutti i dipendenti si trovano sempre nello stesso posto. Non solo. Spesso ci sono degli uffici che lavorano in remoto.
In questi due anni, del resto, lo smartworking ha preso sempre più piede e finanche le pubbliche amministrazioni hanno visto i propri dipendenti lavorare da casa.
In questo caso la vita di tutti deve essere semplificata. Avere la possibilità di accedere a un archivio documentale digitale permette di avere a disposizione tutto ciò di cui si necessita senza bisogno di recarsi in un ufficio fisico.
Lavorare potendo avere accesso in qualsiasi momento a tutti i documenti è molto importante. Lo è altrettanto avere la certezza di avere accesso a dei documenti che siano ordinati, facilmente individuabili e ben classificati.
Il workflow è sempre una delle parti fondamentali del lavoro e il concetto di flusso ben si applica a tantissimi ambiti.
Tecnologia avanzata e al passo con i tempi
Alla luce di quanto detto è bene sottolineare anche che per avere un’azienda digitale è importante informarsi su quelle che sono le ultime tecnologie. Rimanere indietro quando si parla di digitalizzazione e di opportunità significa diventare, via via, obsoleti. Un rischio che va evitato per il benessere della propria attività.
Esistono dei software in grado di proporre degli aggiornamenti costanti, che permettono all’azienda di essere sempre al passo con i tempi e di non rimanere indietro. Puntare tutto su questo tipo di aiuto permette di rimanere in pista anche quando la velocità del processo di digital transformation aumenta ed è difficile stare al passo.
