Fatturazione elettronica semplificata: cos’è, quando usarla e chi può emetterla

L’introduzione della fattura elettronica tradizionale è stata accompagnata dall’arrivo di un altro tipo di fattura, ovvero la fattura elettronica semplificata. Di cosa si tratta? Non è altro che un documento commerciale, molto pratico, che permette di essere utilizzata in caso di operazioni di entità contenuta (sebbene il limite sia stato alzato dal Ministero dell’economia e delle finanze).

Per comprendere a fondo l’utilizzo di questo tipo di fattura, sarebbe opportuno sapere cos’è di preciso, quando si utilizza e chi può emetterla, ma anche e soprattutto quali siano le principali differenze tra fatturazione ordinaria e fattura elettronica semplificata.

Fattura elettronica semplificata: informazioni utili

Quando parliamo di questo tipo di fattura non facciamo altro che parlare di un documento fiscale che ha lo stesso identico valore fiscale di una fattura elettronica standard, ma col vantaggio enorme che richiede molte meno informazioni per poter essere compilata ed emessa.

Quando è che si può emettere questa fattura? Semplice, la legge prevede che questa fattura si possa emettere per operazioni dall’importo relativamente contenuto: parliamo, nella fattispecie, di operazioni fino ad un massimo di 400 euro (prima del 2019 il limite era di 100 euro).

È indubbio che si tratti di un documento commerciale di estrema utilità sia per professionisti che per le aziende, poiché consente di velocizzare e rendere molto più semplice il processo di fatturazione: il documento, in sé, può essere realizzato ed emesso compilando i pochi dati richiesti.

Fattura elettronica semplificata: quali vantaggi esistono

Ci sono una serie di vantaggi da non sottovalutare nella fruizione di questo tipo di fatturazione, specialmente per chi produce le pratiche fiscali. Nel dettaglio, per quanto riguarda i vantaggi troviamo:

  • Permette di contrastare i pagamenti in nero. Con la fattura elettronica semplificata, infatti, si possono contrastare i pagamenti in nero di piccola entità, visto che operazioni di questo tipo spesso sono svolte senza comunicazione al fisco.
  • Una velocizzazione delle procedure enorme. Molto più rapida l’operazione di questo tipo, visto che i dati richiesti sono veramente pochi. Oltre a questo, va detto che il rischio d’errore è molto ridotto: si considera che i dati da inserire sono molti di meno.

Sicuramente la diffusione della fattura elettronica semplificata è strettamente legata all’introduzione dello scontrino elettronico. Ci sono attività di differenti settori, dalla ristorazione al turismo, per esempio, che possono godere della fattura elettronica semplificata risparmiando molto tempo e denaro.

Ricordiamo, infatti, che l’obbligatorietà della fatturazione elettronica, difatti ormai in vigore da diverso tempo, consente di poter sfruttare questi strumenti di fatturazione elettronica già predisposti, in maniera tale da risparmiare molto tempo: per esempio, si possono emettere fatture verso i propri fornitori in tutta tranquillità.

Chi può emettere e come una fattura elettronica semplificata

Ma difatti, chi è che può emettere una fattura semplificata e soprattutto come può farlo? Vediamo nel dettaglio. Questo tipo di fattura può essere emessa da soggetti che hanno partita Iva, a prescindere dal fatto che siano imprese o professionisti. Difatti, non esistono delle categorie precise, tra professionisti e settori produttivi, che sono esclusi dalla possibilità di emettere questo tipo di fatturazione.

Vediamo anche come poter emettere questo tipo di fattura. Come già ampiamente anticipato, richiede l’inserimento di meno dati rispetto alla fattura tradizionale. Tra questi, troviamo:

  • Data di emissione del documento;
  • Numero progressivo (per identificarla);
  • Dati del prestatore, cioè del soggetto che vende un bene un servizio (nome, cognome, residenza, numero di partita Iva, ragione sociale o denominazione);
  • Codice fiscale o partita Iva;
  • Descrizione dei beni o servizi;
  • Costo dell’operazione finale.

Una volta venuti a conoscenza di tutti i dati che sono necessari per la compilazione, possiamo procedere. Per creare una fattura elettronica semplificata è per forza di cose necessario l’utilizzo di un software specifico: questo dev’essere in grado di poter produrre e quindi modificare dei file in formato XML.

È proprio questo l’unico formato in cui la fattura elettronica, sia tradizionale che semplificata, è accettata. Questo formato richiede l’utilizzo di un programma apposito. Si può scegliere tra varie proposte che il web mette a disposizione: anche l’Agenzia delle Entrate permette agli utenti di sfruttare un software per la fatturazione elettronica.

Una volta creata, la fattura elettronica semplificata va poi inviata al Sistema di Interscambi (SDI): sarà quest’ultimo ad occuparsi della gestione e del controllo di tutte le fattura, per inviarle poi al destinatario.

Quando non si può emettere una fattura elettronica semplificata

Abbiamo visto chi è in grado di emettere questo tipo di fattura, e come praticamente non vi siano limitazioni in merito; ma esistono limitazioni per quanto riguarda le situazioni in cui può essere usata.

Non sono casi molto frequenti, ma vale la pena di citarli, ovvero: situazioni che riguardano la cessione di beni e servizi intracomunitarie; operazioni di cessioni di beni e prestazioni di servizi svolte da soggetto passivo debitore dell’imposta in uno stato Estero (meglio note come reverse charge).

È possibile utilizzarla, invece, in caso di prestazioni effettuate verso soggetto passivo di imposta stabilito in Paese extra Unione Europea.

Non è possibile usarla, genericamente, per le vendite a distanza.

Differenze tra fattura ordinaria e fattura elettronica semplificata

Ricapitolando, possiamo riassumere quali siano le principali differenze per quanto riguarda la fatturazione ordinaria e la fattura elettronica semplificata.

Nel primo caso abbiamo bisogno, in fase di compilazione, di indicare obbligatoriamente tutti i dati anagrafici del cliente; teoricamente nella fattura semplificata potrebbe essere sufficiente indicare partita Iva o codice fiscale del cliente. Questo fa sì che si risparmi moltissimo tempo sia in fase di controllo che in fase di compilazione.

Nelle fatture ordinarie, inoltre, l’imponibile e l’Iva devono essere chiaramente specificati nel documento, altrimenti questo non avrà valore. Invece, nella fattura elettronica semplificata, basta semplicemente indicare l’importo totale con l’aliquota Iva.

Ed ancora, in una fattura ordinaria è necessario che la quantità di merce o il tipo di servizio prestato siano descritti in maniera molto precisa; nel secondo caso, invece, si può essere molto più generici nella descrizione, indicando merce e prestazione.

È bene ricordare, inoltre, che nelle fatture elettroniche semplificate vige il limite massimo di 400 euro per operazione.