La fatturazione elettronica tra aziende private sta iniziando a diffondersi in tutta Europa. Con l’approvazione della Legge Finanziaria 2018, è stato approvato il testo che introduce la fatturazione elettronica obbligatoria tra società private in Italia.
Il testo, che modifica il Decreto Legislativo 127 del 5 agosto 2015, prende in considerazione le transazioni tra soggetti privati nell’ambito dei processi di fatturazione elettronica. Pertanto, alle aziende verrà ora richiesto di trasmettere le proprie fatture tramite il sistema di scambio SdI (Sistema di Interscambio) e nel formato XML definito dall’Agenzia delle Entrate.
L’Italia è uno dei paesi più innovativi in Europa nell’adozione della fatturazione elettronica e introduce un massiccio uso della rete PEPPOL per lo scambio di dati tra il settore pubblico e i suoi fornitori. Grazie alla diffusione della fatturazione elettronica nel settore B2G, era prevedibile che il prossimo passo verso la piena trasformazione digitale sarebbe stata la fatturazione elettronica B2B.
Per rispettare questo nuovo obbligo, le aziende devono tenere conto di due date chiave:
- A partire dal 1° luglio 2018, la disposizione è entrata in vigore per le società che svolgono attività connesse alla fornitura di combustibile per idrocarburi per motori o che forniscono servizi di subappalto o di esternalizzazione in gare pubbliche.
- Dal 1° gennaio 2019, il requisito sarà applicato su tutta la linea per tutte le società private.
Come funziona la fatturazione elettronica in Italia?
Entrano in azione i software per la fatturazione elettronica, come E-invoice 7 di Savino Solution (approfondisci qui https://www.savinosolution.com/einvoice-7/), che sviluppano una soluzione che integra automaticamente nel proprio ERP le fatture elettroniche ricevute attraverso il canale collegato alla piattaforma SDI.
Quindi, non è più necessario controllare la posta elettronica per i nuovi messaggi, risparmiando tempo e risorse. Alla ricezione del messaggio XML, è anche possibile applicare una conversione di formato per fornire un file adatto all’integrazione semplice e diretta nell’ERP.
Le notifiche SDI, necessarie per il corretto utilizzo della piattaforma, possono anche essere integrate nell’ERP. La soluzione della fatturazione elettronica funziona bene sia per la fatturazione tra società private che per la fatturazione della pubblica amministrazione.
Questa tipologia di software offre servizi completi e sicuri e garantisce una connessione diretta con altri partner o istituzioni.
L’iniziativa italiana che ha stabilito, con la Legge di Bilancio, la natura vincolante dell’uso della fattura elettronica B2B tra aziende private, ha causato molti dubbi in ambito tecnico sia nelle società già utilizzano questa metodologia sia in quelle che non hanno familiarità con lo scambio di dati elettronici, soprattutto per tutto ciò che concerne la conformità con i requisiti del governo italiano.
La prima cosa da sapere è se il sistema aziendale di gestione interno e i suoi processi amministrativi sono pronti per adattarsi all’emissione di fatture elettroniche nella SdI. A questo punto un’azienda può scegliere di snellire le procedure utilizzando delle soluzioni elettroniche che si colleghino all’ERP (Enterprise resource planning) per trasformare i dati nei formati strutturati richiesti.
Un programma per la fatturazione elettronica deve essere in grado di integrarsi con i principali ERP sul mercato (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, ecc.) e adattare il recupero dei dati con la conversione nel formato richiesto dal destinatario.
Le aziende che stanno già utilizzando lo scambio di dati elettronici con i loro partner commerciali o con la Pubblica Amministrazione, probabilmente lavoreranno con un file di fatturazione che contiene i campi e le informazioni necessarie, come concordato tra le parti. Ma, con l’obbligo B2B italiano, l’Sdl regolerà l’uso di uno specifico formato XML che probabilmente differirà dal formato corrente utilizzato dalle aziende.
Sarà necessaria un’analisi preliminare delle informazioni richieste dalle società e quella richiesta dalla Sdl al fine di adeguare il formato. Verrà poi analizzata la possibilità di incorporare la fattura in PDF nell’XML, al fine di inviare anche informazioni non contenute nell’XML al destinatario.
