Mail aziendale, vantaggi e svantaggi della comunicazione tecnologica

La nuova era tecnologica permette di poter raggiungere persone in tutte le parti del mondo, con un solo click. Non esistono più le distanze, ci connette ad ogni ora del giorno e della notte e una mail può far arrivare un documento in pochi secondi.

La comunicazione aziendale via mail ha agevolato i contatti e sono tantissimi i vantaggi che si possono ottenere. A questo bisogna aggiungere anche gli svantaggi e fare attenzione a tutti i rischi che si possono incontrare. Vediamo insieme di che cosa si tratta?

Vantaggi della comunicazione via mail

La comunicazione tramite mail è un aiuto concreto per aziende e privati, raggiungendo destinatari che si trovano in ogni parte del globo. I vantaggi sono innumerevoli e un indirizzo mail deve essere sfruttato nel migliore dei modi.

Tra i tanti pro di una mail si evidenzia:

  • I costi di una posta elettronica sono inferiori a quella tradizionale o di bolletta telefonica;
  • Lo stesso messaggio può raggiungere diversi destinatari , allegando lo stesso documento e testo;
  • L’uso della carta è ridotto, per questo è bene stampare un documento solo se realmente necessario;
  • È asincrono, questo significa che mittente e destinatario non devono intervenire contemporaneamente;
  • Le mail forniscono molte opzioni utili alle aziende e memorizzano le informazioni necessarie, sempre a portata di mano.

Ma non è tutto, infatti la velocità nella divulgazione di documenti e testo è di alta qualità. Avvalendosi del servizio postale si dovranno calcolare dei tempi tecnici, attendendo più giorni, sino a quando il destinatario non sarà raggiunto.

Non è da sottovalutare la comodità per l’utente, potendo avere a disposizione tutti i messaggi consultandoli direttamente dal device. È l’utente a decidere come e quando vedere i messaggi. Tra l’altro, non interrompe il lavoro quotidiano e ci si può organizzare al meglio dedicandosi a lettura e risposta dei vari messaggi ricevuti.

Svantaggi delle mail, a cosa bisogna fare attenzione?

La tecnologia corre velocemente verso il futuro e gli utenti devono stare al passo con i tempi. Ovviamente, una mail può dare tantissimi vantaggi ma anche essere in grado di moltiplicare gli svantaggi.

La prima cosa a cui fare attenzione sono gli spam e tutti i messaggi che possono contenere tentativi di truffa – pubblicità invasive o maleware. Cosa fare a riguardo? Avvalersi di un anti spam professionale e riconoscere tutte le tipologie di posta indesiderata esistente: clicca qui  per approfondire l’argomento e trovare la soluzione più adatta alla propria necessità.

Tra gli svantaggi, anche la consapevolezza che ricevere un messaggio non significa che sia stato letto. Il destinatario, infatti, potrebbe non aver visionato i documenti o non aver aperto la mail per svariati motivi. Se non si riceve una risposta entro un lasso di tempo ragionevole, sarebbe bene contattare direttamente il destinatario e chiedere delucidazioni in merito.

Cosa succede se si sbaglia l’indirizzo mail del destinatario? Nella maggior parte dei casi, se inesistente, il messaggio “torna indietro” con un messaggio di consegna non avvenuta. In alcuni casi, qualcuno di diverso dal destinatario potrebbe aver ricevuto una comunicazione importante con dati sensibili. È bene fare attenzione prima di cliccare su Invio e non distrarsi.