Molte aziende hanno una flotta aziendale, ma di cosa si tratta esattamente?
Con il termine flotta aziendale ci si riferisce ad un insieme di mezzi che l’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti. Le finalità possono essere diverse, dal trasporto di persone a quello di merci.
La flotta aziendale può essere di 2 tipi:
- flotta di mezzi pesanti, che comprende camion, autocarri o altri veicoli di grandi dimensioni con peso uguale o superiore alle 3,5 tonnellate;
- flotta di mezzi leggeri, che comprende veicoli commerciali quali auto e furgoni che non superano le 3,5 tonnellate.
Il fleet management racchiude tutte le attività di gestione della flotta veicoli. Comprende quindi la gestione dei veicoli, il controllo della loro sicurezza e manutenzione ordinaria e straordinaria, la cura delle performance, ma anche l’ottimizzazione dei costi.
Come tracciare i costi di gestione automezzi
La manutenzione della flotta è un’attività fondamentale per ogni azienda. Questo perché permette di:
- garantire sicurezza ai propri dipendenti che utilizzano il parco automezzi;
- assicurarsi di avere sempre ottime prestazioni;
- far sì che il veicolo duri più a lungo nel tempo;
- evitare spese impreviste per danni facilmente prevedibili.
Per monitorare questo tipo di spese, è possibile utilizzare strumenti pressoché gratuiti come Excel o un database Access, o in alternativa software di gestione a pagamento.
A seconda della dimensione del parco automezzi e dell’azienda sarà possibile selezionare la migliore opzione per avere tutte le spese sotto controllo in ogni momento.
Come realizzare una scheda manutenzione auto con excel
Uno dei modi più immediati per realizzare una scheda di manutenzione auto è di utilizzare Excel della suite Microsoft Office.
Nel foglio di lavoro da preparare andranno inseriti gli interventi eseguiti sul mezzo e i costi sostenuti per materiale e manodopera.
Con l’utilizzo delle formule, sarà anche possibile calcolare in automatico il totale delle spese.
Gli interventi da considerare sono quelli standard, oltre a tagliandi e revisioni periodiche, come:
- controllo del livello dell’olio;
- controllo del livello del liquido di raffreddamento del radiatore;
- controllo del livello del liquido dei freni;
- controllo del livello di usura del battistrada;
- controllo delle luci;
- controllo della pressione degli pneumatici;
- convergenza ruote;
- sostituzione pneumatici;
- aggiunta antigelo;
- regolazione freni.
Ognuno di questi interventi avrà una sua voce nel foglio Excel, da sommare alla manodopera necessaria per l’intervento in questione.
Gli interventi saranno da considerare necessari al raggiungimento di un determinato chilometraggio (ad esempio, 1.000 km, 4.000 km) e quindi da considerarsi come voci ripetute nel foglio di calcolo.
In particolare, per la manodopera bisognerà compiere un ulteriore calcolo, in quanto questa attività può essere svolta internamente o esternamente all’azienda, e di conseguenza i costi associati saranno diversi.
Per calcolare la manodopera esterna si può utilizzare il tariffario proposto dall’officina di riferimento, mentre per la manodopera interna è possibile utilizzare la formula:
Manodopera interna = totale ore lavorate X paga oraria
A questo punto, per avere la somma totale bisognerà sommare tutte le voci.
Questo permetterà di avere sempre sotto controllo la situazione e la manutenzione del parco macchine aziendale.
