Il flusso di documenti prodotti da un’azienda può essere talvolta molto importante. Per questo motivo ci si deve domandare come conservare i documenti aziendali così da avere tutto in ordine e a portata di mano senza il rischio di perdere qualcosa di importante.
Se prima gli archivi erano solo ed esclusivamente cartacei, oggi come oggi è possibile rendere tutto più smart grazie al processo di digitalizzazione. Del resto, la realtà attuale va proprio in questo verso e si punta a digitalizzare tutto, a partire dai documenti non solo delle aziende private, ma anche delle pubbliche amministrazioni così da rendere anche più facile e veloce tutto un iter burocratico prima molto più lento.
Alla luce di quanto detto, la gestione documentale e aziende che si occupano proprio di questo fornendo delle soluzioni ad hoc come Edok sono un valido aiuto.
L’importanza della gestione e della conservazione documentale
Prima di entrare nel campo delle motivazioni pratiche che dovrebbero spingere ogni azienda a prendere in considerazione un software per la gestione documentale, è necessario fare una precisazione.
Stando a quanto stabilito dalla normativa attualmente in vigore, infatti, chi ha l’obbligo di inserire la propria azienda all’interno di quello che è il Registro delle Imprese ha altresì l’obbligo di conservare tutti i documenti a essa inerenti. Un dettaglio che non può in alcun modo essere sottovalutato.
Ricordiamo che il Registro delle Imprese è un po’ l’anagrafe delle aziende italiane, nel quale è possibile trovare tutto ciò che concerne ciascuna di esse.
Entrando nel vivo dell’argomento, è utile capire quali sono i documenti da conservare. Buona regola è conservare tutti i documenti che vengono prodotti o che vengono acquisiti dall’azienda per il tempo necessario dettato dalla normativa vigente in materia.
Vanno di sicuro conservati i documenti contabili e, quindi, tutte le fatture sia in entrata che in uscita, i libri contabili, i libri ausiliari e tutta la corrispondenza inerente all’azienda, e-mail comprese.
Utilizzando degli appositi programmi per la gestione documentale e per l’archiviazione non si correrà il rischio di trovarsi impreparati o con dei documenti mancanti.
In questo modo sarà possibile gestire un archivio documentale a norma. Cosa significa? Che si garantiscono accessibilità, reperibilità, autenticità dei documenti digitali conservati attraverso il programma apposito. Sfruttare questa possibilità, infatti, non fa correre il rischio di andare a inficiare o manipolare l’autenticità di un documento.
Non solo: tra gli altri vantaggi c’è quello di avere sempre tutti i documenti integri all’occorrenza. Inoltre, si tratta anche di una soluzione assolutamente eco-friendly, dato che non ci sarà bisogno di stampare i vari documenti che, invece, potranno essere conservati facilmente nella loro versione digitale.
Si tratta di un sistema veloce e pratico, che permette di essere in regola con quelli che sono i termini di legge ma anche di avere sempre tutto a portata di mano. Un passo in avanti che tutte le aziende dovrebbero compiere, sia quelle grandi che quelle di dimensioni più ridotte. Infatti tutte le aziende, senza esclusioni, hanno necessità di avere sempre a portata di mano i loro documenti e questa è senza dubbio la miglior soluzione possibile che hanno.
Quanto detto vale soprattutto in questo preciso momento storico. Si fa un gran parlare di smart working e di nuove forme di lavoro agile. Questo perché la pandemia ha portato con sé nuove esigenze e un sostanziale cambiamento nel mondo del lavoro. Avere sempre a disposizione i documenti aziendali, appositamente conservati e schedati, permette di lavorare in maniera corretta e senza troppi problemi. Un vantaggio che di certo non può essere sottovalutato e che rende il tutto fondamentale al giorno d’oggi.
