Quando si ha a che fare con la gestione di flotte aziendali di automezzi, una delle sfide principali è riuscire ad avere tutto sotto controllo nel modo più efficiente possibile.
Infatti, ogni responsabile di un parco automezzi sa che questo punto è fondamentale per ridurre i costi. Si tratta, tuttavia, di un’attività decisamente complessa che necessita l’integrazione di molti dati variegati ed eterogenei.
Per questo scegliere gli strumenti giusti è davvero importante quando si parla di fleet management.
Ecco allora 3 modi efficaci per la gestione di automezzi aziendali.
Come tracciare le spese di gestione automezzi?
Esistono diversi strumenti che permettono di tenere traccia delle spese di gestione degli automezzi e anche di gestire la flotta.
Per gli automezzi pesanti, infatti, oltre ai dati su assicurazione e interventi, sarà necessario osservare in modo serrato e attento i dati sul cronotachigrafo, al fine di garantire l’ottimizzazione dei tempi ma anche e soprattutto il rispetto delle normative vigenti.
A seconda della grandezza della flotta e del monitoraggio necessario è possibile quindi rivolgersi a strumenti gratuiti o a pagamento.
1. Usare Excel per la gestione automezzi aziendali
Il primo strumento che è possibile utilizzare per la gestione degli automezzi aziendali è Excel.
Un programma che in molti conoscono che permette tramite l’utilizzo di formule di avere la maggior parte delle informazioni sotto controllo.
L’utilizzo di Excel per questo tipo di lavoro ha il vantaggio di essere praticamente gratuito.
Gli svantaggi sono invece che è necessario avere competenze pregresse con lo strumento e che il tipo di monitoraggio potrà essere solo parziale e alquanto basilare. Questo perché i dati vanno caricati per lo più manualmente e non è facile lavorare a più mani sullo stesso file.
Excel quindi è una soluzione valida, ma non ottimale, soprattutto per grandi flotte.
2. Creare un database con Microsoft Access
La seconda possibilità per i fleet manager è quella di dotarsi di un database creato con Microsoft Access.
È possibile farlo ad esempio creando 2 diverse tabelle e relazionarle tra loro:
- Nella prima tabella si possono inserire i dati relativi alla vettura, contraddistinta dal campo ID, che equivale alla Chiave Primaria.
- Nella seconda tabella si indicheranno gli interventi, la data di intervento e il chilometraggio, ad esempio. Non è necessario indicare una chiave primaria in questo caso.
- Dopo aver creato le tabelle sarà necessario creare una Relazione tra le 2 grazie alla funzione Strumenti Database che potrà collegare il campo ID in una relazione Uno-a-molti.
- Lo step finale è la creazione di una maschera di immissione dei dati. Nel wizard che si creerà sarà possibile indicare tutti gli interventi e collegarli all’ID corrispondente creato in fase iniziale.
Per ovvie ragioni questo procedimento sarà semplice per chi ha già conoscenze di Access, mentre richiederà tempo di implementazione e maggiore studio in caso non ci sia nessuno in azienda che ha già tali competenze.
3. Dotarsi di un Software di gestione della flotta
I software di gestione degli automezzi sono la soluzione più costosa, ma anche potenzialmente quella più comoda.
Infatti, permette di avere sempre una completa visibilità, consente un costante aggiornamento, ma soprattutto, permette un notevole risparmio di tempo nell’inserimento e aggiornamento dei dati.
Tutti questi fattori influiscono positivamente sulla gestione della flotta permettendo anche di trovare soluzioni più rapide e che riducono i costi di gestione sul lungo periodo.
