Come gestire i documenti ai tempi della digitalizzazione

Ai tempi della digitalizzazione bisogna ottimizzare molti processi. Lo sanno bene le piccole e medie imprese, ma anche i grandi colossi che sono sempre alla ricerca di soluzioni innovative per imparare a come gestire i documenti ed i processi decisionali.

Oggi sono cambiate le esigenze, i tempi e i modi. Impossibile non fare i conti con questi fattori e non trovare una soluzione al problema della gestione documentale.

In un’epoca in cui si tende a evitare la carta stampata, in cui non si preferiscono i grandi e ingombranti archivi fisici, si deve propendere per una gestione digitale del workflow documentale. Questo significa che tutto deve essere digitalizzato e deve passare attraverso la rete.

L’importanza di tutto questo è stata rimarcata anche durante il lockdown. Con la chiusura degli uffici e il trionfo del lavoro agile, si è avvertita l’esigenza di avere sempre a disposizione determinati documenti e la possibilità di gestirli. Non potendosi recare fisicamente in ufficio, questi ultimi dovevano essere disponibili online per tutti i dipendenti, ovunque essi si trovassero.

E se si pensa che, stando a una recente indagine, molte aziende non faranno più a meno dello smartworking si capisce l’importanza della digitalizzazione degli archivi documentali.

Workflow documentale: gestire i documenti online senza carta

Alcune aziende si stanno impegnando in maniera attiva per dare delle soluzioni. Un esempio valido è una piattaforma che digitalizza il workflow documentale in maniera semplice e sicura e che offre ai suoi utenti una serie di feature molto interessanti.

Gestire i documenti in digitale è diventato, oggi più che mai, non solo importante, ma anche urgente e ci si deve attrezzare in tal senso. Non farlo significherebbe incontrare difficoltà sempre maggiori e non essere al passo con i tempi.

Organizzare e gestire digitalmente tutto il flusso di documenti e di lavoro: proprio a questo si dovrebbe aspirare oggi ed è per questo che si devono conoscere tutte le migliori soluzioni per farlo in maniera concreta e veloce.

Deve essere possibile gestire ogni documento da qualsiasi postazione, anche remote. Si deve avere la possibilità di aprire qualsivoglia documento su pc, ma anche smartphone o tablet, senza bisogno di andare alla ricerca del faldone nel vecchio e polveroso archivio fisico. Bisogna fare un passo in avanti verso il futuro da questo punto di vista.

Tante sono le aziende che lo hanno già fatto, molte quelle che si apprestano a farlo. Quello che conta, come detto, è cercare di ottimizzare i processi di fruizione dei documenti, permettendo a tutti di lavorare con facilità anche da casa o in mobilità.

Non si deve, naturalmente, pensare che digitalizzare gli archivi abbia un suo senso solo in caso di lavoro agile. Anzi. A dire il vero facilita le cose anche in un ufficio, specialmente quando si parla di una grande azienda.

Il flusso documentale di un’azienda a volte ha dimensioni enormi. Tra fatture, bollette da pagare, buste paga, documenti di fornitura, corrispondenza e così via, si possono arrivare a produrre numeri infiniti di documenti da stampare, catalogare e inserire in un apposito archivio. Con la digitalizzazione è tutto più semplice.

I documenti diventano più facilmente reperibili, si riesce a gestire tutto meglio senza dover perdere tempo con la ricerca tra gli scaffali e tra i faldoni. Sarà sufficiente digitare il nome di ciò che si cerca o far partire una ricerca tra i documenti per trovare esattamente ciò di cui si ha bisogno in un determinato momento.

Azienda digitale vuol dire anche questo, vuol dire semplificazione, vuol dire progresso. Azzerare le distanze e le perdite di tempo sfruttando al massimo la potenza della tecnologia e dei suoi mezzi: questo è quello che si dovrebbe puntare a fare.